POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS

PRESENTACIÓN

Este documento incluye las Políticas de Tratamiento de la Información adoptadas por AINKAA TELECOMUNICACIONES S.A.S., en adelante AINKAA, en cumplimiento con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013, que regula la protección de datos personales y en especial la atención de consultas y reclamos relacionados. Igualmente, define los principios en materia de tratamiento y garantiza derechos para los Titulares de los datos personales. Para tal fin, se hace necesario que el cliente se remita a dicha legislación en los siguientes enlaces: https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=49981, https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=53646 donde encontrará todas las disposiciones generales, las cuales hacen parte de la presente política de tratamiento de datos.

1.   OBJETO

AINKAA recolecta información de sus clientes para cumplir con el objeto del contrato. Para ello, establece los siguientes criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y suspensión de los datos, así:

 

• Recolección: El cliente, por libre disposición y de acuerdo al contrato que se firmará junto con las autorizaciones de tratamiento de datos, entregará a AINKAA la siguiente información: NOMBRE COMPLETO, RAZÓN SOCIAL, CÉDULA O NIT, TELÉFONO, CELULAR CORPORATIVO Y PERSONAL, CORREO ELECTRÓNICO, DIRECCIÓN RESIDENCIA Y/O DOMICILIO, PÁGINA WEB, DIRECCIÓN IP.
• Almacenamiento: AINKAA almacena esta información en los siguientes programas: SAMBA ERP (sistema de contabilidad), CRM (sistema de facturación), SQL (motores de bases de datos), MONGO DB (motores de bases de datos).
• Uso: Con la información dada por el cliente, AINKAA la usará para facturar, llevar la contabilidad, atención al cliente, soporte técnico, cobro de cartera judicial y extrajudicialmente, hacer visitas técnicas, recargas a teléfonos fijos, demandas y conciliaciones, solicitar información en otras bases de datos como las crediticias y/o bancarias.
• Circulación: Los datos personales del cliente serán estrictamente internos y no estarán disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva. Si bien se utiliza motores de bases de datos, éstos son de uso exclusivo de AINKAA.
• Supresióno Revocación: El cliente tendrá derecho a suspender en cualquier momento la autorización de tratamiento de sus datos presentando una solicitud por escrita ya sea a través de papel o enviando un correo electrónico a info@ainkaa.co. Es importante que el cliente conozca, que al realizar la siguiente acción AINKAA, no se hace responsable por la calidad del servicio que se presta ya que dicha información es importante para brindarle el servicio objeto del contrato. La supresión de datos no se entenderá la terminación del contrato, pero con la terminación del contrato se entiende la supresión de los datos.

AINKAA es responsable del tratamiento de los datos personales que reposen en sus bases de datos y archivos físicos o digitales.

2.   ALCANCE:

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de AINKAA, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.

3.   OBLIGACIONES DE AINKAA:

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para AINKAA, quien cumplirá los siguientes deberes sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley y en otras que rijan su actividad:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Tomar las medidas orientadas a conservar la información bajo las condiciones de seguridad para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Tomar las medidas para que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
8. Suministrar únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley.
9. Respetar a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos;
12. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
13. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
14. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
15. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la Ley.
16. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
17. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
18. Guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los datos personales.
19. AINKAA toma todas las precauciones razonables y medidas de índole técnico, administrativo y organizacional conducentes a garantizar la seguridad de los datos de carácter personal de los Titulares, principalmente aquellos destinados a impedir su alteración, pérdida y tratamiento o acceso no autorizado. La aplicación de las medidas de seguridad tiene como fin procurar la conservación, confidencialidad, integridad, y disponibilidad de los datos; estas medidas son de estricto cumplimiento por los funcionarios directos o indirectos que desempeñan alguna labor u actividad al interior de AINKAA.

4.   RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS:

AINKAA, sociedad comercial legalmente constituida, identificada con el NIT.900.951.940-3, con domicilio principal en la Calle 50 # 49-50 of. 1806 en Medellín, República de Colombia. Página www.ainkaa.co, Teléfono 5604150, Celular: 300 465 22 33, Correo electrónico: info@ainkaa.co

5.   TRATAMIENTO Y FINALIDAD AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS:

La recolección, almacenamiento, uso, circulación que realizará AINKAA se utilizará para efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la empresa en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información, en particular para: facturar, llevar la contabilidad, atención al cliente, soporte técnico, cobro de cartera judicial y extrajudicialmente, hacer visitas técnicas, recargas a teléfonos fijos, demandas y conciliaciones, solicitar información en otras bases de datos como las crediticias y/o bancarias. De igual manera para realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios, desarrollar actividades de mercadeo y promocionales, gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), efectuar encuestas de satisfacción y estadísticas respecto de los bienes y servicios, contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual, contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat o whatsapp para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio, contactar al Titular a través de correo electrónico o whatsapp para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes, dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por AINKAA con el Titular de la Información; transmitir, mediante publicación en su página web, correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, – vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos.

6.   DERECHOS DE LOS TITULARES

El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

1. Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
2. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a AINKAA. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
3. Solicitar prueba de la autorización otorgada a AINKAA.
4. Ser informado por parte de AINKAA, previa solicitud, respecto del uso que se le da a sus datos personales.
5. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
6. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
7. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

7.   ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS:

El área Comercial es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos. AINKAA tiene los siguientes canales para recibir y atender las peticiones, consultas y reclamos:

Medio escrito: a la calle 49 50-21 of.1806 en Medellín

Medio virtual: info@ainkaa.co

Página Web: www.ainkaa.co, a través del formulario dispuesto para tal fin.

AINKAA, responderá la consulta y/o reclamo por el mismo medio que fue formulada. El que el Titular de información no dirija su petición, consulta o reclamo al área aquí indicada no releva al responsable del tratamiento de resolverlo.

8.   PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA:

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, AINKAA presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:

Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:

Nombre completo y apellidos

Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto),

Medios para recibir respuesta a su solicitud,

Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)

Firma (si aplica) y número de identificación.

 

El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, AINKAA informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales.

9.   VIGENCIA

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 1 de enero de 2019.

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales se conservarán mientras se mantenga la relación contractual con el Titular de la información. Una vez se cumplan esas finalidades y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.